Dokumenti spisa na SharePointu Vašeg ureda

Datoteke spisa u Fisco Legalu nalaze se na SharePointu Vašeg ureda, u Microsoft 365 koji ured već koristi. Fisco Legal određuje gdje se datoteka sprema i tko joj ima pristup.

Struktura mapa

Mapa spisa nastaje kad spis prvi put zaključate naredbom „Zaključaj”, na putanji Stranke/<stranka>/Postupak/<vrsta postupka>/<broj spisa>. Spis mora imati upisanu lokaciju. Ako je nema, Fisco Legal javlja „Spis mora imati upisanu lokaciju” i mapu ne izrađuje.

U svakoj mapi spisa nastaju iste podmape:

• Dokumentacija
• Korespondencija, s podmapama Blokade, Dopisi, Fax i Izvješća
• Ostalo
• Pošta, s podmapama Ulazna i Izlazna
• Postupak
• Provjera imovine

Na snimci je kartica „Datoteke” spisa 00-26/0401 stranke Probna Gradnja d.o.o., s tim podmapama i putanjom mape spisa.

Druge funkcije Fisco Legala spremaju datoteke u te mape. Otpravci i potvrde primitka iz e-Komunikacije idu u „Postupak”, kako je opisano u vodiču Otpravci stižu u spis. Nalog za plaćanje sudske pristojbe ide u „Pošta/Izlazna”, a e-pošta u „Pošta/Ulazna”, kako je opisano u vodiču E-pošta uz spis.

Ponude se spremaju u zasebnu mapu Ponude/<stranka>.

Pristup

Ako spis nema tim, mapa spisa ima iste dozvole kao nadređena mapa. Ako pristup toj mapi nije ograničen, mapu spisa vide svi koji imaju pristup SharePoint stranici ureda.

Ako spis ima tim, pristup je ograničen na:

• članove tima;
• odgovornu i zaduženu osobu spisa;
• njihove zamjenike;
• korisnike s proširenim ovlastima.

Pristup dobivaju samo aktivni korisnici. Ako su u postavkama upisane „E-mail domene”, korisnikova adresa e-pošte mora biti na jednoj od tih domena. Ako za nekog od njih Fisco Legal ne može utvrditi SharePoint korisnika, mapa se ne izrađuje i javlja se poruka „Mapa nije izrađena jer nije moguće utvrditi SharePoint pristup za sve korisnike”.

Kad promijenite tim, odgovornu ili zaduženu osobu, korisnike ili zamjene, Fisco Legal nakon toga usklađuje dozvole na mapi. Usklađivanje traje neko vrijeme. Stanje dozvola glavni korisnik ureda vidi u postavkama ureda, na kartici „SharePoint”. Oznaka „Čeka provjeru” znači da usklađivanje još traje, a „Greška” da nije uspjelo. Kako se zamjene upisuju, piše u vodiču Spis koji kolega može preuzeti.

Pretraživanje

Fisco Legal pretražuje i tekst unutar dokumenata. Obuhvaćene su PDF, Word, Excel, PowerPoint i OpenDocument datoteke, tekstualne i CSV datoteke te slike (PNG, JPG, TIFF, BMP, WebP, GIF). Iz skeniranih dokumenata i slika tekst se čita prepoznavanjem znakova (OCR) za hrvatski i engleski jezik. Za vrlo velike dokumente i dokumente s mnogo stranica OCR ima ograničenje.

Otvaranje u Officeu

Dokument u formatu .docx otvara se izravno za uređivanje u Wordu na računalu. Promjene se spremaju na SharePoint, u istu mapu spisa.