E-pošta uz spis

Dopisivanje sa strankom, protustrankom i sudskim vještakom dio je predmeta jednako kao podnesci. Kad poruke ostanu u osobnim sandučićima, ne vidi ih kolega koji preuzme predmet. Fisco Legal zato čita zajednički poštanski sandučić ureda u Microsoft 365 i poruke koje se odnose na spis sprema u spis.

Što je potrebno

• Ured koristi Microsoft 365.
• U postavkama, na kartici „MS365”, upisani su zajednički poštanski sandučić ureda i „E-mail domene” ureda. Bez oba podatka sinkronizacija ne radi.
• Fisco Legal čita samo mapu Ulazna pošta tog sandučića. Osobne sandučiće i poslane poruke ne čita.

Sandučić se provjerava svakih nekoliko sekundi. Obrađuju se poruke iz posljednja 24 sata, a poruke bez predmeta se preskaču. Ako sinkronizacija ne radi dulje od 24 sata, starije poruke se poslije ne preuzimaju. Na kartici „MS365” vidi se kada je bila posljednja sinkronizacija i je li javljena greška.

Oznaka spisa u predmetu poruke

Svaki spis ima oznaku u uglatim zagradama, primjerice [00-26/0401] za demo spis P-1234/2026. Kad je oznaka u predmetu poruke, poruka ide u taj spis. Ako je u predmetu više oznaka, provjerava se samo prva. Ako ona ne odgovara nijednom spisu, poruka ide u spis samo ako je njezin razgovor već povezan sa spisom.

Oznaku kopirate gumbom „Kopiraj oznaku za email” na spisu ili zadatku.

Stranka koja odgovori na poruku s oznakom obično zadrži predmet, pa i njezin odgovor ide u spis.

Što nastaje u spisu

Za poruku povezanu sa spisom nastaje zadatak „Ulazna e-pošta” ili „Izlazna e-pošta”. Izlazna je poruka koju je poslao netko s domene ureda. Zadatak sadrži predmet, pošiljatelja, primatelje, kratak pregled i tekst poruke. Kod izlazne poruke pošiljatelj iz ureda postaje „Rješavatelj” zadatka, ako je njegova adresa e-pošte adresa korisnika Fisco Legala.

Poruka se sprema i kao datoteka .eml u mapu spisa „Pošta/Ulazna”, s privicima. Spremaju se privici koji su datoteke.

Poruka koju osoba iz ureda šalje samo osobama iz ureda ne stvara zadatak e-pošte u spisu. Iznimka je brzi zadatak s „L1”, opisan niže.

Poslane poruke

Fisco Legal ne čita poslane poruke. Poruka koju pošaljete stranci dolazi u spis samo ako stigne u zajednički sandučić, primjerice kad sandučić ureda stavite u kopiju.

Gumb „Pošalji email” na spisu ili zadatku izrađuje skicu poruke u Vašem sandučiću i otvara je u Outlooku na webu, s oznakom spisa u predmetu. Ako poruku šaljete sa zadatka, predmet sadrži naziv zadatka, a datoteke zadatka su priložene.

Poruke bez oznake

Poruke bez oznake ne ulaze u spis same. Poruka čiji tekst počinje s „L2 ” prikazuje se na kartici „Nerazvrstana pošta” na početnoj stranici. Svaki korisnik ondje vidi poruke na kojima je primatelj ili u kopiji.

Na kartici poruku povezujete sa spisom naredbom „Poveži sa spisom”. Nakon toga sljedeće poruke iz istog razgovora idu u isti spis i bez oznake. Poruku možete povezati i s osobom iz adresara, naredbom „Poveži sa osobom iz adresara”.

Brzi zadatak iz poruke

Poruka koju osoba iz ureda pošalje kolegi s tekstom koji počinje s „L1” postaje zadatak za primatelja s današnjim rokom. Uz „L1 +3” rok je za tri kalendarska dana od trenutka kad Fisco Legal obradi poruku. Rok se ne pomiče zbog vikenda ili blagdana. Pošiljatelj i prvi primatelj moraju biti s domene ureda.