Spis koji kolega može preuzeti

Predmet često prelazi s jednog odvjetnika na drugog: zbog godišnjeg odmora, bolovanja, zamjene na ročištu ili promjene u timu. Kolega koji preuzima predmet treba vidjeti tko je za što zadužen, što je stiglo od suda, što je poslano i koji rok teče. Ovaj vodič opisuje kako je spis u Fisco Legalu složen za to.

Uloge na spisu

Spis ima tri uloge: „Odgovorna osoba”, „Zadužena osoba” i „Osoba koja pregledava poštu i rokove”. Ako zadužena osoba nije upisana, to je odgovorna osoba. Ako nije upisana osoba koja pregledava poštu i rokove, to je zadužena osoba, a ako ni nje nema, odgovorna osoba.

Uz to spis ima tablicu „Tim” s ostalim osobama koje rade na predmetu. Tim određuje i tko vidi mapu spisa na SharePointu, kako je opisano u vodiču Dokumenti spisa na SharePointu Vašeg ureda.

Slijed unosa

Ispod podataka o spisu unosi su poredani po datumu: ulazne i izlazne e-Komunikacije, rokovi, ročišta, radnje, sastanci i e-pošta. Svaki unos nosi svoje datoteke i osobe.

Na snimci je spis P-1234/2026, Ogledni Kamen d.o.o. protiv Probna Gradnja d.o.o., u kojem zastupamo tuženika. Vrijednost predmeta spora je 48.000,00 €, a odgovorna osoba Iva Ivić.

Gumb „Pregled kalendara za spis” prikazuje rokove i ročišta samo tog predmeta u kalendaru, opisanom u vodiču Kalendar ureda.

Zamjene

Za odsutnost se zamjena upisuje jednom, na korisniku, i vrijedi za sve njegove spise. U izborniku korisnika, pod „Postavke korisnika”, prozor „Zamjene” ima polje „Zamjenici kojima je dodjeljeno pravo pregleda”. Zamjenik dobiva Vaša prava pregleda na zadacima. Pristup mapi spisa na SharePointu dobiva na spisima na kojima ste odgovorna ili zadužena osoba. U izborniku korisnika vidi se za koga netko pregledava poštu i tko pregledava umjesto njega.

Zamjena na pojedinom ročištu upisuje se na samo ročište, kao odvjetnik u zamjeni.

Podspisi

Gumb „Novi pod-spis” otvara spis koji pripada postojećem. Podspis nosi broj glavnog spisa s dodatnim nastavkom. Gumb je dostupan na spremljenom glavnom spisu bez nespremljenih izmjena. Na podspisu nije dostupan.

Arhiviranje

Arhivirati se može samo zaključan spis. Pri arhiviranju upisujete „Datum arhiviranja”. Naredbu „Arhiviraj” mogu izvršiti odgovorna osoba spisa, korisnik s proširenim ovlastima ili administrativno osoblje. Ako spis ima tim, osoba iz administrativnog osoblja mora biti u timu. Otvoreni zadaci ne sprječavaju arhiviranje, pa prije arhiviranja provjerite jesu li dovršeni.

Izvoz spisa u ZIP

Iz popisa spisa naredba „Izvoz odabranih spisa (ZIP)” izrađuje arhivu za jedan ili više spisa. Pri izvozu birate opseg:

• „Svi dostupni podaci”;
• „Vanjski (samo ročišta, rokovi i povezane datoteke)”. Dnevnik tada sadrži samo ročišta i rokove, a arhiva sve datoteke iz mapa „Dokumentacija” i „Postupak”. Ako upišete „Od datuma”, izvoze se ročišta i rokovi s vremenom početka od tog datuma. Ročište ili rok bez vremena početka tada izostaje.

Svaki spis u arhivi ima datoteku <broj spisa>.md i svoje datoteke sa SharePointa. Datoteka .md sadrži:

• podatke o spisu: datum, vrijednost spora, dodijeljene osobe, tijelo i poslovni broj;
• stranke i protustranke s OIB-om, adresom, e-poštom, telefonom i osobama za kontakt;
• dnevnik zadataka: za svaki zadatak vrstu, datum, vrijeme, rok, datum primitka, sudski rok, status, osobe, resurse, tko ga je izradio i popis datoteka.

U opsegu „Svi dostupni podaci” dnevnik sadrži sve zadatke spisa, pa i bilješke, troškove i izbivanja povezana sa spisom. Tekst napomene na zadatku i iznosi troškova ne izvoze se.