Ročišta i sastanci u Outlook kalendaru

Fisco Legal može ročišta i sastanke iz spisa upisivati u Outlook kalendar odvjetnika u Microsoft 365. Odvjetnik tako termine vidi na telefonu i u Outlooku, uz ostale obveze. Sinkronizaciju uključujemo na zahtjev ureda. Ured je može ostaviti isključenom dok ne dogovori unutarnju organizaciju i uključiti je kad bude spreman.

Što ide u Outlook

U Outlook idu ročišta i sastanci. Rokovi, radnje i ostali zadaci ostaju u kalendaru Fisco Legala, opisanom u vodiču Kalendar ureda.

Ročište ili sastanak upisuje se u Outlook kad su ispunjeni ovi uvjeti:

• status je „U radu” ili „Izvršeno”; unos u statusu „Skica” ne upisuje se;
• upisani su „Od vremena” i „Do vremena”;
• upisan je „Rješavatelj”.

Događaj se upisuje u kalendar rješavatelja. Kao sudionici dodaju se osobe iz polja „Dodatni rješavatelj” s upisanom adresom e-pošte, osim samog rješavatelja. Svaka adresa dodaje se samo jednom. Događaj ne traži odgovor sudionika i ne dopušta predlaganje drugog termina. Podsjetnik je postavljen 60 minuta prije početka.

Kako događaj izgleda

Naslov događaja počinje oznakom spisa u uglatim zagradama, a slijedi naziv ročišta ili sastanka, primjerice „[00-26/0401] Pripremno ročište”. U tekstu događaja su poveznica na unos u Fisco Legalu i napomena iz unosa. Ročištima se dodaje Outlook kategorija „Green category”, a sastancima „Gray category”. Lokacija se ne prenosi.

Promjene iz Fisco Legala

Promjena vremena, naziva ili napomene u spisu prenosi se u Outlook. Ako ročište preuzme drugi rješavatelj, događaj se briše iz kalendara prethodnog rješavatelja i upisuje u kalendar novog. Ako ročište obrišete ili ono više ne ispunjava uvjete, primjerice vratite ga u status „Skica”, događaj se uklanja iz Outlooka.

Promjene iz Outlooka

Naziv, vrijeme početka i završetka te napomena vraćaju se iz Outlooka u spis. Oznaka spisa na početku naslova pritom se ne prenosi u naziv. Napomena se preuzima samo iz dijela teksta događaja koji je za nju pripremio Fisco Legal. Ako taj dio obrišete, napomena u spisu ostaje. Ako ga ispraznite, napomena se briše. Fisco Legal prati događaje od 30 dana unatrag do šest mjeseci unaprijed.

Događaj koji sami upišete u Outlook ne stvara ročište ni sastanak u Fisco Legalu. Preuzimaju se samo promjene događaja koje je upisao Fisco Legal. Ako promjena iz Fisco Legala još čeka slanje u Outlook, ona ima prednost pred promjenom iz Outlooka.

Prije nego što prihvati promjenu iz Outlooka, Fisco Legal provjerava status unosa i spisa te novi termin. Kad promjenu ne prihvati, upisuje razlog u povijest promjena unosa i u Outlook vraća stanje iz spisa. Zapis počinje tekstom „Promjena iz Microsoft 365 kalendara nije primijenjena:”, a nastavlja se razlogom, primjerice:

• „Završeni zadatak nije moguće mijenjati.”
• „Zadatak pripada arhiviranom spisu.”
• „Početak zadatka mora biti prije završetka.”
• poruka o preklapanju, kad se novi termin preklapa s drugim. Pravila preklapanja opisana su u vodiču Izbivanja i preklapanje termina.

Ako je ročište već uključeno u obračun, novo vrijeme se ne prihvaća, a promjena naziva i napomene se prihvaća. U povijesti promjena tada piše „Promjena termina iz Microsoft 365 kalendara nije primijenjena jer je zadatak uključen u obračun.”

Ako događaj obrišete u Outlooku, Fisco Legal briše ročište ili sastanak u spisu. Ako brisanje nije dopušteno, unos ostaje u spisu, a veza s Outlookom se prekida. U povijesti promjena tada piše „Događaj je uklonjen u Microsoft 365 kalendaru. Veza kalendara je odspojena jer brisanje zadatka nije dopušteno.”

Korisnici

Fisco Legal povezuje svakog korisnika s njegovim korisničkim računom u Microsoft 365 preko adrese e-pošte upisane u Fisco Legalu. Adresa zato mora biti ista kao adresa tog računa u Microsoft 365 Vašeg ureda. Isti Microsoft 365 koristi se i za mape spisa, opisane u vodiču Dokumenti spisa na SharePointu Vašeg ureda.