Izbivanja i preklapanje termina

Odvjetnik ne može biti na dva ročišta u isto vrijeme, a ured mora znati tko je na godišnjem odmoru prije nego što mu dodijeli ročište ili sastanak. Fisco Legal zato provjerava termine osoba i resursa ureda pri svakom upisu. Ovaj vodič opisuje kako se upisuju izbivanja, kada Fisco Legal upozorava na preklapanje i kada spremanje odbija.

Izbivanje iz ureda

Izbivanje se upisuje kao zaseban unos „Izbivanje iz ureda”, iz izbornika „+” na vrhu ekrana ili s popisa zadataka. Upisujete:

• „Rješavatelj”: osoba koja je izvan ureda; unaprijed je to korisnik koji izbivanje upisuje;
• „Od vremena” i „Do vremena”; unaprijed je to cijeli sutrašnji dan;
• „Razlog izbivanja”: „Godišnji odmor”, „Slobodni dani”, „Bolovanje”, „Učenje za pravosudni ispit”, „Rad od kuće”, „Službeni put” ili razlog koji sami upišete.

Izbivanje spremite gumbom „Spremi” ili „Spremi i zatvori”. Ne treba ga odobriti: odmah vrijedi i vide ga svi korisnici. Svaki korisnik može upisati izbivanje za sebe ili za kolegu. Izbivanje nije vezano uz spis.

U kalendaru izbivanje nosi ime osobe i razlog, primjerice „Toni Tonić - Godišnji odmor”. U prikazima „Dan” i „Tjedan” izbivanje dulje od pet sati prikazuje se u retku za cijeli dan, uz rokove.

Izbivanje ne dodjeljuje zamjenika. Zamjenici s pravom pregleda upisuju se zasebno, u postavkama korisnika, kako je opisano u vodiču Spis koji kolega može preuzeti.

Izbivanje i ročišta

Na izbivanju je oznaka „Dozvoli preklapanje” uključena unaprijed. Tako upisan godišnji odmor ne sprječava zakazivanje ročišta ili sastanka toj osobi, a Fisco Legal na njega ne upozorava. Ako želite da Fisco Legal u vrijeme izbivanja odbije ročište i sastanak, oznaku na izbivanju isključite. Tada vrijedi i obrnuto: izbivanje se ne može upisati preko ročišta ili sastanka te osobe koji ne dopuštaju preklapanje.

Upozorenje i odbijeno spremanje

Dok upisujete unos koji još nije izvršen, Fisco Legal pri svakoj promjeni vremena, osoba ili resursa provjerava preklapa li se termin s drugim unosima. Provjeravaju se rješavatelj, dodatni rješavatelji i resursi, primjerice soba za sastanke. Ako se termin preklapa, ispod osobe ili resursa pojavljuje se žuto upozorenje „Termin se preklapa:” s poveznicama na unose s kojima se preklapa.

Upozorenje Vas samo obavještava. Ako unos ipak spremite, spremanje se odbija porukom „Zadatak se preklapa s drugim zadatkom za korisnika”, odnosno „za resurs”, uz oznaku drugog unosa. Termin tada promijenite ili, ako je preklapanje namjerno, uključite „Dozvoli preklapanje”.

Na snimci je pripremno ročište 6. 11. 2026. od 12:00 do 13:00 s rješavateljem Toni Tonić, koji u to vrijeme već ima ročište LT-26-10619. Prije toga snimka prikazuje upis godišnjeg odmora Ive Ivić za 5. 11. 2026.

Pravila provjere:

• termin koji počinje točno kad drugi završava ne preklapa se s njim; ročišta od 9:00 do 10:00 i od 10:00 do 11:00 mogu stajati jedno za drugim;
• provjeravaju se samo unosi s upisanim vremenom početka i završetka;
• unos s uključenom oznakom „Dozvoli preklapanje” ne provjerava se i ne ulazi u provjeru drugih unosa;
• izvršeni unosi također ulaze u provjeru.

Tko smije dopustiti preklapanje

Oznaka „Dozvoli preklapanje” ovisi o vrsti unosa:

• Ročište: isključena unaprijed. Uključiti je mogu samo odgovorna osoba spisa i PowerUser korisnik. Ostali korisnici oznaku vide tek kad je uključena.
• Sastanak: isključena unaprijed. Može je uključiti svaki korisnik koji smije mijenjati sastanak.
• Radnja i izbivanje: uključena unaprijed. Provjera vrijedi tek kad je isključite.
• Rok i zadatak: preklapanje je uvijek dopušteno.

Ročište na koje ide odvjetnik u zamjeni ne mora čekati tu oznaku. Fisco Legal sam dopušta preklapanje kad je zamjena dogovorena, odnosno kad ročište ima status „Dogovoreno s vanjskom zamjenom” ili je na ročištu upisan odvjetnik u zamjeni. Dok zamjena ima status „Čeka dogovor s vanjskom zamjenom”, a odvjetnik u zamjeni još nije upisan na ročištu, provjera vrijedi kao i inače.

Promjene iz Outlooka

Ako je uključen Outlook kalendar, isto pravilo vrijedi i za promjene iz Outlooka. Ročište pomaknuto u Outlooku na termin koji se preklapa ne mijenja se u spisu, a razlog se upisuje u povijest promjena. Više o tome piše u vodiču Ročišta i sastanci u Outlook kalendaru.